Iedere diaconie kent inkomsten en uitgaven. Deze worden zorgvuldig ingezameld en beheerd. Het is goed om van tijd tot tijd hierover te rapporteren en deze te laten controleren. Het betreft immers geld van en voor derden. Een diaconie of penningmeester heeft recht op kascontrole! Door een goede controle wordt het vertrouwen in een goed beheer van de ontvangsten en uitgaven versterkt. Hieronder volgen enkele overwegingen en richtlijnen voor een kascontrole.
Primair zijn de diakenen verantwoordelijk en aansprakelijk voor het gevoerde beleid en beheer. Verantwoording van het gevoerde beleid wordt eenmaal of tweemaal per jaar afgelegd aan de kerkenraad en gemeente. De kascontrole van de diaconie is hiervoor een belangrijk instrument. Hieronder volgen enkele aanwijzingen/aandachtspunten voor deze controle. Het zal duidelijk zijn dat, vanwege de verschillende manieren waarop door diaconieën/kerken een administratie wordt bijgehouden, deze aandachtspunten vooral de hoofdlijnen betreffen.
1. Benoeming van leden controlecommissie
De benoeming zal als regel door de kerkenraad worden gedaan. Het is handig om leden te benoemen die affiniteit met financiën en controle hebben. Een benoeming voor tenminste twee jaar draagt bij aan behoud van kennis en continuïteit. Rapportering zal aan de kerkenraad geschieden met mogelijke verbeterpunten en reactie daarop van de diakenen.
2. Beschrijving van de administratieve organisatie
Als de organisatie niet goed geregeld is, lost controle op een later tijdstip dit gebrek in de werkwijze als regel niet op. Daarom is een beschrijving van de administratieve organisatie belangrijk (zie blok hieronder). Hierin worden de activiteiten beschreven die door de diakenen uitgevoerd worden en financiële effecten hebben. Anders gezegd: hoe is het een en ander geregeld met betrekking tot de ontvangsten en de uitgaven? Om een voorbeeld te noemen: in deze beschrijving staat wat er precies gebeurt met de collectegelden als de collectezakken na een kerkdienst in de consistorie geleegd worden tot het moment van storting bij een bank. Dit geldt niet alleen voor de ontvangsten, maar ook voor de uitgaven. Dus wie doet wat, wie is er bij betrokken, wat wordt vastgelegd en wie krijgt deze informatie? Aan de hand van deze beschrijving zullen eventuele zwakke plekken aan het licht komen. Dit is niet alleen van belang voor de controlecommissie, maar de diakenen kunnen hier ook hun winst mee doen om de organisatie aan te scherpen en te verbeteren. Een heldere beschrijving verkleint de kans op fouten of misbruik.
In de beschrijving worden de volgende punten meegenomen:
3. Controle van de werkzaamheden
Op basis van de beschrijving van de administratieve organisatie worden de uit te voeren controlewerkzaamheden opgesteld en afgewerkt. Benadrukt wordt dat met name de zwakke punten (risicogebieden) in de organisatie gecontroleerd moeten worden. Enkele algemene aandachtspunten voor de controle werkzaamheden zijn:
Uit het voorgaande mag duidelijk zijn dat controle op zich geen bedreiging is voor de penningmeester, maar eerder een middel om hem en de diaconie scherp te houden. Het voorkomt ook dat middelen verkeerd (buiten afspraken om) of voor eigen doelen worden besteed. Een penningmeester heeft recht op controle. Naast aandacht voor de cijfers en administratie is het goed om ook aandacht te hebben voor de mens die deze taken uitvoert. Wees altijd bereid om je werk te verantwoorden, of het nu diaconaal werk in de wijk is, of financiële handelingen betreffen. Hou elkaar scherp en zuiver voor God!