Als diaken voer je gesprekken. Een deel van de informatie die je als diaken ter ore komt, is vertrouwelijk van aard. Het is essentieel om daarmee zorgvuldig om te gaan. Hoe rapporteer je daarover? Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie? Hoe betrek je de diaconie bij beslissingen? Goede afspraken daarover bevorderen de openheid waarmee gemeenteleden je als diaken zullen benaderen.
Maak als diaconie goede afspraken met elkaar, hoe je omgaat met het delen van informatie. Er zijn daarbij een aantal uitgangspunten waar je rekening mee dient te houden:
Naast de standaardgegevens van het bezochte adres (gezinssituatie, leeftijden, etc – zie kerkboekje) schrijf je voor jezelf op wat nodig is om je ambtswerk naar behoren te kunnen doen.
Noteer een aantal aandachtspunten per gesprek. Het betreft dan de hoofdzaken van het gesprek dat heeft plaatsgehad. Te denken valt aan een specifieke gezinssituatie, zaken waar je op terug moet komen, adviezen, gemaakte afspraken e.d. Je kunt natuurlijk ook je eigen beoordeling van het gesprek noteren.
Zorg er voor dat je notities niet zomaar ergens ‘rondslingeren’. Als je je notities digitaal bijhoudt, zorg er dan voor dat het bestand met een wachtwoord vergrendeld is. Stel je voor dat je een virusinfectie oploopt en dat een willekeurig bestand van je harde schijf naar alle mensen in je adresboek wordt verstuurd. Je zou niet de eerste zijn bij wie dat gebeurt!
Door rapportage kan de voortgang van het afleggen van huisbezoeken worden bijgehouden. Maar wat voor het maken van persoonlijke notities geldt, geldt minstens zo sterk voor de rapportage in de diaconievergadering. Rapporteer wat noodzakelijk is voor de voortgang van het werk, bepaal wat je eventueel expliciet in de notulen vastgelegd wil hebben. Tijdens de diaconale vergaderingen kunnen de volgende zaken gerapporteerd worden:
Spreek samen af hoe hulpvragen worden besproken binnen de diaconie. Het bespreken en notuleren kan in principe anoniem. Je kunt daarvoor de steunaanvragen coderen. Communiceer ook met de gemeente dat steunaanvragen gecodeerd worden geregistreerd. Meer informatie vind je in Als het om de centen gaat.
Het privacy protocol geeft handvatten bij diverse aspecten rondom privacy. Met de geheimhoudingsverklaring belooft de ondertekenaar om alle vertrouwelijke informatie geheim te houden.