Te vaak wordt gehoord dat vergaderingen saai zijn. Dit kan een onderdeel van de cultuur zijn, wat niet strookt met de werkelijkheid, maar het is ook mogelijk dat vergaderingen inderdaad niet inspirerend worden uitgevoerd. Toch zijn er mensen die wel plezier beleven aan vergaderen. Verschillen in persoonlijkheid zullen hier een rol in spelen. Het is de uitdaging om zo te vergaderen dat iedere deelnemer de vergadering als zinvol ervaart. Deze handreiking hoopt een bijdrage te leveren aan deze uitdaging.

10 regels voor een goede vergadering

Een groot deel van het diakenambt bestaat uit het vergaderen met de diakenen en soms ook met de kerkeraad of een commissie. Het lijkt af en toe een doel op zich te zijn. Maar als het goed is vindt de vergadering plaats tussen het eigenlijke werk door, en geeft het richting in de uitvoering van de taken. Hieronder vind je diverse aanknopingspunten om een diaconievergadering waardevol en ondersteunend te laten zijn.

  1. Houd alleen een vergadering wanneer dit echt nodig is.
  2. Elke vergadering/agendapunt heeft een duidelijke doelstelling.
  3. Nodig een neutrale begeleider uit voor ‘gevoelige’ vergaderingen.
  4. Bereid een duidelijke, beknopte, resultaatgerichte agenda voor.
  5. Bezorg de uitnodiging tijdig aan alle deelnemers. Denk aan: doelstellingen, agenda met tijdsindeling, locatie, datum en tijdstip, achtergrondinformatie en instructies ter voorbereiding.
  6. Zorg ervoor dat de deelnemers voorbereid, concreet en constructief zijn.
  7. Start en stop op tijd.
  8. Maak vergaderverslagen en bewaar ze zorgvuldig.
  9. Neem beslissingen.
  10. Wijs taken toe, en voer alle acties zorgvuldig uit.

Zinvol vergaderen
Een zinvolle vergadering voldoet aan de volgende criteria:

  • het doel is bekend
  • de agenda is op tijd
  • de informatie is vooraf beschikbaar
  • een vergadering is noodzakelijk. Een andere manier van overleg is geen optie (mailwisseling, telefoonronde, poststuk, wandelgang e.d.)

Tips en ideeën

Hieronder worden tips en ideeën over vergaderen beschreven. Gebruik ze om een kritisch naar jullie eigen vergaderingen te kijken en om de effectiviteit daarvan te vergroten.

Algemene richtlijnen:

  • Bereken de hoeveelheid vergadertijd.
  • Maak deelnemers eigenaar van agendapunten.
  • Maak een tijdsplanning en houd je daaraan.
  • Behandel de belangrijke punten eerst.
  • Schrijf mee op een bord tijdens de vergadering.
  • Vervang ‘ja maar..’ door ‘ja en…’, dus niet in de verdediging, maar constructief.
  • Sluit agendapunten af met: wie doet wat en wanneer?
  • Verspreid een actielijst binnen 24 uur, als het nog vers is.

In sommige vergaderingen wordt veel tijd besteed aan het uitwisselen van ervaringen. Wanneer dit als een belangrijke doelstelling van de vergadering is, is het raadzaam in dit ook in de agenda een duidelijke plek en prioriteit te geven. Dit voorkomt dat andere belangrijke zaken niet in de verdrukking komen.

De voorbereiding gaat ten eerste om het samenroepen van de vergadering met verspreiding van de stukken of informatie. Daarnaast gaat het om de persoonlijke voorbereiding.

Voorbereiden vergt discipline! Maar met elkaar afspraken over het stimuleren van de voorbereiding van de vergadering. Dit kan bijvoorbeeld in de volgende vormen:

  • Stel een concrete vraag in de agenda waardoor voorbereiden nodig is
  • Vraag antwoord/reactie op de mail voor de vergadering (=voorbereidingscontrole)
  • Spreek af om niet (schriftelijk) voorbereide inbreng te negeren
  • Stel aan begin van de vergadering een inhoudelijke vraag, waardoor blijkt wie de vergadering heeft voorbereid
  • Stel algemene vergaderregels op verspreid deze en/of neem ze op in het diaconale handboek.
  • Start nooit een vergadering zonder een agenda (=doel)
  • Benut 5 minuten aan brainstorm/vaststelling van agenda(=doel)
  • Meld per agendapunt het doel van dit punt (brainstorm, besluit, bespreking etc.)
  • Plan volgens prioriteit van agendapunten!
  • Plan per agendapunt de benodigde tijd.
  • Is jullie diaconale plan terug te vinden in je agenda?

De 7 kenmerken van een goede vergadering zijn:

  1. voorbereiding
  2. doelgerichtheid (na deze vergadering/agendapunt hebben we… – deelnemers medeverantwoordelijk)
  3. timing (per agendapunt / eindtijd)
  4. aanwezigheid van noodzakelijke bronnen (welke mensen / info is nodig)
  5. bereikte resultaten (4xW: wat, waarom, wie, wanneer!) per agendapunt!
  6. evaluatie vergadering/agendapunt (3x sterk/3x zwak)
  7. vervolg (verantwoordelijke(n) per taak)

Van groot belang is de start van de vergadering, want hierin wordt de toon gezet voor de hele bijeenkomst. Bewaak daarom een stipte start:

  • spreek laatkomers er op aan
  • verzin een ludieke sanctie (boete 0,1 cent per minuut/deelnemer voor de pot- etentje)
  • zet op de agenda inlooptijdstip (b.v. 19.20)
  • wees zelf op tijd en sluit de deur stipt
  • laatste deelnemer (zonder voormelding) maakt kerkblad-verslag of doet andere klus
  • plan vooraf koffie of maaltijd

De kwaliteit en het plezier van de vergadering hangt vaak samen met de mate van activiteit. Een actieve vergaderingen is daarom van groot belang en vraagt om het volgende:

  • Hang een grote klok met secondewijzer duidelijk zichtbaar op.
  • Wissel discussiëren af met andere gespreksvormen.
  • Zorg voor projector, whiteboard, flipover, (dikke) stiften en plakband;
  • Maak een stuk muur vrij om flipover-vellen op te plakken.
  • Bespreek ideeën of problemen in kleine groepen.
  • Laat iedereen zijn ideeën eerst aftasten bij de persoon naast zich.
  • Laat ieder zijn ideeën opschrijven/inbrengen.
  • Gebruik flipover of whiteboard om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven.

Niemand kan continu alert zijn. De vaart van de vergadering en de kwaliteit van de inbreng en besluiten hangen samen met de energie van de deelnemers. Het zou jammer zijn wanneer de vergadering een wedstrijd wordt op basis van vergaderenergie. Hoewel vergaderenergie te begeren is, is het niet gewenst de besluitvorming hiervan afhankelijk te maken. Het is daarom zaak om de vergadering zo te plannen dat iedereen voldoende energie heeft om de vergadering te volgen. Dit hangt ook samen met de afwisseling in de vergadering. Mogelijkheden hiervoor zijn:

  • korte pauze i.p.v. lange
  • wisselende plaatsen
  • introduceer een spreekbal/-recht (spreken of luisteren, geen chaos)
  • in kleine groepen voorbespreken (iedereen aan het woord, snelle conclusie)

Zoek met elkaar naar de vorm die past bij de doelstelling en die leidt tot plezier in het vergaderen. De besluitvorming en slagkracht van het team zal daardoor verbeteren.

De voorzitter heeft een belangrijke rol in de vergadering. De voorzitter heeft een ondersteunende rol en is er om het team door de zorgvuldig gekozen agenda te loodsen en daarmee bij te dragen aan de doelen van het team.

Verder heeft de voorzitter vooral als taak om van de personen een groep te smeden. Teambuilding en inhoudelijke betrokkenheid zijn van groot belang. Een goede voorzitter valt bijna niet op. Het lijkt of de vergadering vanzelf gaat.

In tegenstelling tot de overige deelnemers kan de voorzitter zich niet verschuilen in de vergadering. Doet hij niets, dan gebeurt er niets. Er zijn daarom verschillende tips voor de voorzitter te geven om bij te dragen aan een constructieve vergadering:

  • Bevorder plenaire discussie en vermijd tweegesprekken.
  • Rem veelpraters af en vraag de zwijgers om hun mening.
  • Vraag om oplossingen en verbeteringen.
  • Vergroot de participatie en betrokkenheid door het stellen van vragen.
  • Luister actief en vat geregeld samen.
  • Toon dat je luistert: neem een actieve houding aan en maak aantekeningen.
  • Houd de hoofdlijn vast, noteer zijpaden op een aandachtspuntenlijst.
  • Geef je eigen visie als laatste.

Tijdens de vergadering heeft de voorzitter de volgende aandachtspunten:

  • Start tijdig start en open de vergadering.
  • Respecteer de timing.
  • Sta alleen doelgerichte gesprekken toe.
  • Stimuleer besluitvaardigheid.
  • Moedig creativiteit aan.
  • Houd de deelnemers alert en betrokken.
  • Zorg ervoor dat de deelnemers elkaar niet bekritiseren als persoon. Als er kritiek is, moet die zich richten op feiten, op gedrag: het wat en het hoe van een fout of probleem.
  • Formuleer duidelijk welke resultaten (besluiten) worden bereikt.
  • Evalueer en sluit af.

Ook na de vergadering is de rol van de voorzitter belangrijk. Als hoofdverantwoordelijke en bijeenkomst-deskundige zijn er nog een aantal taken:

  • Kijk verslag/besluitenlijst grondig na (wie doet wat en wanneer).
  • Stimuleer actie en volg activiteiten van de deelnemers.
  • Wat betreft het leiden van de vergadering of het bewaren van de controle over de vergadering zijn een aantal zaken van belang om de betrokkenheid van de deelnemers te bevorderen en de agenda tot z’n recht te laten komen:
  • Geef ruimte voor melden van dringende zaken
  • Nieuwe thema’s parkeren (met datum en doel)
  • Stel tijdsbewaker aan (voormelding/melding) – snellere oplossing/vervolgafspraken

Het kan voorkomen dat een bepaald onderwerp veel losmaakt binnen de groep, zodat onrust ontstaat en veel tegelijk wordt gezegd. Stop dan de onderlinge gesprekken en geef iedereen kort het woord, na elkaar, zonder discussie. Vervolgens kan op basis van deze informatie de discussie worden gevoerd, of vervolgbespreking worden gepland, omdat een gerichte voorbereiding nodig blijkt.

In een vergadering zijn verschillende personen bijeen. Zeker in het werk in de kerk komen tal van verschillende persoonlijkheden/gaven bijeen. Dit is zeer waardevol, zolang op een goede manier wordt samengewerkt en iedere deelnemers de eigen gaven kan inzetten. De perfecte vergaderaar bestaat niet. Zo zijn er verschillende types te onderscheiden, welke ook per vergadering of situatie kunnen variëren:

  • De zwijger: vraag zijn mening en geef ruimte
  • De lastpost: (zeuren, lastige slotvraag, tijdbommetje, niet constructief, details, zoekt negatieve aanleiding) vraag om positieve basishouding, wijs op effecten, zelf oplossing laten geven
  • De betweter: (laatste woord, eigenzinnig) Wijzen op effecten (isolatie)
  • De veelprater: (omhaal van woorden, verhalen) Vraag ruimte voor anderen, korte inbreng, geef tussentijds samenvatting
  • De negativist: (nieuw probleem bij oplossing) Zoek oorzaak van negatieve houding, vraag om oplossingen, vraag om positieve uitstraling,

Soms is het nodig om iemand terecht te wijzen in de vergadering of zo mogelijk buiten de vergadering. Let op dat in de vergadering nooit op de persoon wordt gespeeld of iemand wordt aangevallen. Kritiek op de inhoud mag, maar niet op de persoon.

Met elkaar ben je een team en wordt de vergadering vorm gegeven. Dit vraagt ook om onderling feedback en intervisie op inhoud en op houding. Neem hier de tijd voor. Plan dit eventueel in het rooster in. Gebruik hiervoor vormen waardoor de wezenlijke punten ook aan bod komen. Plenaire bespreking is zelden optimaal.

Om de participatie van iedere deelnemer te bevorderen en het afhaken tijdens de vergadering te voorkomen zijn er een aantal mogelijkheden:

  • Betrek iedereen bij de agenda (desnoods met ander vormen – flaps,groepen, peiling e.d.)
  • Breek aanloop af, vraag concrete punten (vraag voor iedere inbreng 2 trefwoorden)
  • Parkeer een lange discussie die vastloopt (later agendapunt / datum) = bezinning
  • Stel een voorbereidingswerkgroep in
  • Iedereen bereidt een agendapunt voor

Voor velen is het aantrekkelijk dat een kleine groep of een enkeling de vergadering voorbereid. Deze werkwijze heeft als voordeel dat anderen hun tijd en energie aan andere dingen kunnen besteden. De keerzijde kan echter zijn dat dit consumptief gedrag stimuleert. Wat het tempo van de vergadering kan verlagen door onnodige discussie of juist verhogen door afwezigheid van discussies, omdat de onderwerpen niet leven. Betrokkenheid van iedere deelnemer bij de inhoud van de vergadering is gewenst. Dit kan door een rol in de voorbereiding, maar ook door vergadervormen welke de betrokkenheid vergroten. Het kan zijn dat dit een omslag en denken en werken vergt, waardoor het tijd kost voor het rendement zichtbaar wordt. Geef dus niet te snel op.

 

Veel onderwerpen vragen om een creatieve oplossing. Om te voorkomen dat de eerste suggestie direct het besluit wordt of zoveel discussie vraagt dat andere (betere) suggesties geen kans meer maken kan tijd worden besteed aan het verzamelen van oplossingen. De brainstorm is hiervan een voorbeeld welke in verschillende vormen mogelijk is.

Regels bij brainstormen zijn:

  1. Hoe meer ideeën, hoe beter.
  2. Elk idee is toegestaan: geen kritiek, beoordeling of discussie tijdens inventarisatie
  3. Creatieve/verrassende ideeën zijn gewenst.

Een methode van brainstormen kan zijn:

  • Formuleer het probleem in termen van: ‘Op hoeveel manieren kunnen wij…?’
  • Maak een lijst van voor de hand liggende oplossingen en sluit deze uit.
  • Laat iedereen zoveel mogelijk ideeën opschrijven (5 minuten).
  • Laat de deelnemers hun ideeën uitwisselen in kleine groepen.
  • Inventariseer de ideeën plenair.
  • Rangschik de ideeën naar thema’s of invalshoeken.
  • Selecteer enkele ideeën als mogelijke oplossing of als start van een nieuwe brainstormsessie.

Wanneer er weinig oplossingen ontstaan kan het probleem ook ander geformuleerd worden, waardoor nieuwe creativiteit ontstaat. Middels post-it en flap kunnen deze ook worden verzameld en makkelijk worden gerubriceerd. De oplossingen kunnen worden besproken en getoetst op toepasbaarheid en haalbaarheid.

Mogelijke vormen om uit een groot aantal oplossingen een klein aantal over te houden zijn:

  • De groep selecteert kansrijke suggesties/oplossingen (evt. dmv punten geven of door negatief stemmen waarmee oplossingen worden verwijderd)
  • Per voorstel wordt gestemd, bij <50% gaat voorstel naar bespreking (meerderheidsstem)
  • Deze kunnen worden herhaald tot een hanteerbaar aantal suggesties overblijft. Vervolgens worden de suggesties besproken.

Na het inventariseren en selecteren van oplossingen zal er een besluit genomen moeten worden.

Er zijn drie types beslissingen:

  1. Autoritair (alleen door voorzitter)
  2. Consultatief (voorzitter na advies groepsleden)
  3. Groepsbeslissing (de groep beslist)

Afhankelijk van de samenstelling en omvang van de vergadering en de zwaarte van het onderwerp kan een type worden gekozen. Binnen een diaconie zal doorgaans de groepsbeslissing worden gehanteerd.

Een mogelijke vorm om suggesties tegen elkaar af te wegen is:

  • 3/3 Argumenteren (3 argumenten voor/ 3 tegen) knock-out tot optie resteert
  • Rubricering in prioriteiten (onmisbaar / belangrijk / interessant)

Het is verstandig om zo snel mogelijk na de vergadering een besluiten- of actielijst te verspreiden, desnoods als zelfstandig agendapunt. Zodat iedereen dezelfde conclusies trekt uit de vergadering en aan de slag kan met de afspraken. Het verslag wat kort daarop volgt fungeert als reminder van deze afspraken. Het verslag is alleen nodig wanneer dit extra informatie oplevert, b.v. over motivatie van besluitvorming. Dit voorkomt herhaling van discussies.

Geef op de besluiten-/actielijst aan:

  • Volgnummer
  • Korte omschrijving van het besluit
  • Datum van het besluit
  • Uit het besluit voortvloeiende actie(s)
  • Naam van de verantwoordelijke voor de actie
  • Tijdstip waarop de actie(s) gereed moet zijn
  • Data van tussentijdse checks
  • Hoe vaak de afhandeling van de actie(s) is uitgesteld.

Iedere deelnemer zou zowel de tijd voor voorbereiding als voor nawerk, het uitvoeren of communiceren n.a.v. de vergadering moeten plannen in de eigen agenda. Dit voorkomt dat dingen over het hoofd worden gezien, of te laat worden opgepakt, zodat vertraging ontstaat