Je wilt graag samenwerken met andere diaconieën. Hoe pak je dat dan aan? In dit stappenplan laten we zien wat er bij komt kijken wanneer je een diaconaal platform wilt opstarten. Daarnaast vind je hier informatie en materialen die je kunt gebruiken bij het opstarten van een platform.
Samen sta je sterker, je hebt meer kennis zodat je beter kunt helpen. Als je samen hetzelfde doel hebt mag en kun je elkaar niet voorbij lopen. Diaconaal Platform Hollandse Kroon
Het stappenplan is onderverdeeld in drie fasen. Elke fase met de betreffende stappen wordt hieronder verder uitgewerkt.
Stel als initiatiefnemer een werkgroep samen. Verken samen wat de mogelijkheden zijn om een diaconaal platform op te richten. Zoek vanaf het begin samenwerking met andere kerken. Probeer in elk geval met een andere kerk samen kartrekker te zijn, dan is je draagvlak op voorhand breder. Wacht niet tot iedere samenwerkingspartner mee wil doen. Start als je een paar mensen uit verschillende kerken enthousiast hebt.
Diaconaal samenwerken heeft op hoofdlijnen drie doelstellingen:
Verken voor elk van deze niveaus:
Organiseer een bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst deel je je bevindingen met andere kerken. Laat de voordelen van samenwerking zien.
Ook al geeft in het begin maar een enkele kerk gehoor aan de oproep, start gewoon. Blijf andere kerken informeren over de ontwikkelingen. De praktijk laat zien dat andere kerken later graag aanhaken.
Kies een organisatievorm die het beste past bij de doelstellingen en waarbij de relatie tussen kerken en het platform is gewaarborgd. Denk daarbij aan aspecten als:
Een Diaconaal Platform wordt over het algemeen gevormd door een afgevaardigde vanuit elke kerk. Zorg voor goede afspraken over de relatie tussen de deelnemende kerken en het platform. Beschrijf deze in het basisdocument waarin ook doelstellingen en activiteiten staan. En zorg voor goede communicatie door de vertegenwoordigers in het platform; zowel voor de terugkoppeling vanuit het platform naar de deelnemende kerk als andersom.
Platformen hebben vaak een bestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris, en penningmeester, soms aangevuld met twee andere platformleden.
Sommige platformen werken met werkgroepen. Een indeling die je in meerdere plaatsen ziet is:
In deze werkgroepen zitten naast mensen uit het platform, deskundigen en vrijwilligers vanuit de verschillende kerken. Sommige platformen kiezen bewust niet voor vaste werkgroepen, omdat ze vinden dat je daarmee niet flexibel genoeg bent en teveel vergadert en ‘institutionaliseert’.
Een andere optie is om te werken met projectgroepen. Voor elke activiteit wordt een nieuwe projectgroep geformeerd. Afhankelijk van het type project kan dit zelfs in een aparte stichting worden ondergebracht.
Maak een bewuste afweging of je het liefst met werkgroepen, projectgroepen of beide wilt werken.
Overige zaken om over na te denken:
Bepaal (elke 2 jaar) de activiteiten van je platform en deel ze onder in de drie hoofddoelstellingen:
Kijk welke activiteiten moeten worden versterkt, welke zouden moeten worden afgebouwd en welke nieuwe activiteiten kunnen worden geïnitieerd.
De geloofsgemeenschappen bundelen hun krachten door structurele noden en zorgelijke tendensen te signaleren en hun activiteiten zichtbaar te maken voor elkaar en voor de stad. Kruispunt Diaconaal Deventer
Communicatie, publiciteit en ‘public relations’ zijn nogal eens het stiefkindje bij het diaconale werk. Diaconaal actieve mensen zijn vaak meer doeners dan schrijvers en praters, en het wordt meestal als een deugd gezien om te helpen in stilte. Toch is dat jammer. Laten weten wat je doet is niet een kwestie van jezelf op de borst kloppen, maar heeft veel nuttige functies.
Waarom zou je je vanuit een diaconale organisatie bezig moeten houden met ‘pr’ en media? Daar is een aantal goede redenen voor, die we hier de revue laten passeren.
Om te beginnen helpt publiciteit enorm bij het opsporen van degenen die in armoedesituaties verkeren als de initiatieven die je neemt grote bekendheid krijgen. Voor het vinden van mensen in nood is het minstens zo belangrijk dat de mensen die hulp zoeken jóu kunnen vinden als dat jij de hulpvragers kunt vinden. Soms worden de mogelijkheden van ondersteuning niet aan de grote klok gehangen uit vrees dat er meer vraag naar zal komen dan geboden kan worden. Het is dan beter die vraag wel (aan het licht) te laten komen en vervolgens te bezien welk antwoord daarop gegeven kan worden: de bedragen kleiner maken, nieuwe inkomstenbronnen aanboren of andere partijen op hun verantwoordelijkheid aanspreken. Naarmate je bekender wordt, gaan er meer deuren open.
Ten tweede is het belangrijk om de kerkelijke gemeenschap mee te nemen in het werk dat je vanuit de diaconale organisatie doet. Het helpt bij het verankeren van het werk en het zorgt voor een draagvlak vanuit de kerkelijke organisatie. Op deze manier kun je ook beter mensen met relevante kennis en vaardigheden vinden en interesseren voor het werk. Bewustwording binnen de kerkelijke gemeenschap over armoede in Nederland is misschien wel het belangrijkste doel van de ‘pr’ binnen de kerk. Diaconie gaat de hele kerkgemeenschap aan.
En last but not least: het is belangrijk om publiek en politiek te laten weten wat er gaande is rond de noden in de samenleving en wat je daarbij onderneemt. Dat kan goed van pas komen als je steun nodig hebt voor een project. Bekendheid kan ook nuttig zijn als je voor individuele ondersteuning op zoek bent naar oplossingen en daarbij organisaties of bijvoorbeeld de sociale dienst nodig hebt. Maar het is vooral van belang om steeds weer de bewustwording over armoede en andere noden in Nederland te stimuleren en die onderwerpen op de publieke en politieke agenda te houden.
Leg een adreslijst aan van media, organisaties, instituties en samenwerkingspartners waarop je bekendmaking van aanbod, activiteiten, etc. kunt richten: kerkelijke bladen, plaatselijke kranten, lokale radio en televisie, websites, maatschappelijke organisaties, gemeentelijke instellingen. De (online) gemeentegids kan daarbij helpen. Zorg er ook voor dat het eigen initiatief in de gemeentegids voorkomt. Als er ook een eigen overzicht van voorzieningen is gemaakt in het kader van een sociale kaart, is dit uiteraard ook een goede bron. Probeer naast algemene contacten ook persoonlijke contacten te leggen met enkele journalisten of andere sleutelfiguren. Als je iets wilt melden, lukt het vaak beter er aandacht voor te krijgen als mensen je al kennen en je hen (ook) via gericht e-mailen of telefoneren kunt benaderen.
Wanneer je een activiteit met nieuwswaarde hebt, het jaarverslag bekend wilt maken of schrijnende situaties naar buiten wilt brengen, kun je een persbericht verspreiden (hier vind je tips voor het schrijven van zo’n persbericht). Hou het bij één A4. Begin met de hoofdboodschap en geef daarna meer details en achtergronden. Gebruik korte zinnen met eenvoudig, positief en actief taalgebruik. Eindig met contactgegevens voor journalisten, en wees voorbereid op vragen: wijs vooraf een woordvoerder aan.
Een folder maken en (digitaal) verspreiden is ook altijd een goede manier om het hulpaanbod en de activiteiten rond armoede naar buiten te brengen. Schriftelijke ‘pr’ is hierbij een deel van het verhaal. Aanvullend is het belangrijk persoonlijke contacten te leggen. Het maakt uit of je een folder ergens neerlegt of dat je deze aanbiedt met een gesprek met een ambtenaar, hulpverlener of belangenbehartiger.
Naast de schriftelijke communicatie is het tegenwoordig natuurlijk minstens zo belangrijk om de digitale kanalen te benutten: de eigen website van de kerk(en), websites van verwante organisaties, facebookpagina, twitter en andere sociale media. Hou bijvoorbeeld op de eigen site een blog bij of een maandelijkse (gast)column.
Je kunt ook overwegen om aan te bieden presentaties te geven over het werk bij andere organisaties of bijeenkomsten.
Een creatieve activiteit om je boodschap te communiceren trekt vaak veel aandacht en is leuk om te organiseren. Te denken valt aan een tentoonstelling, een fotowedstrijd, schilderijen/ tekeningen laten maken en exposeren, verhalen laten schrijven en presenteren, een smartlappenfestival.
Gebruik de kracht van herhaling. Een eenmalige aankondiging kan onopgemerkt blijven. Hulpvragers komen niet meteen na een eerste oproep in beweging. Daar is tijd voor nodig. Kerkelijke achterban, samenleving en politiek weten je ook niet in één keer te vinden. Aarzel niet om de boodschap vaak te herhalen in korte berichten.