Je bent diaken. Gefeliciteerd! Want daarmee heb je een mooie taak gekregen. Als diaken mag je meewerken aan een essentieel onderdeel van kerk-zijn. Dat is niet altijd gemakkelijk. Misschien denk je daarom wel eens ‘help ik ben diaken!’. Kerkpunt helpt je graag op weg. Hieronder vind je een aantal veel gestelde vragen. Staat je vraag er niet tussen? Kun je bepaalde informatie niet vinden op de site? Neem dan gerust contact met ons op.
Volgens het Handboek diaconiewetenschap is diaconaat ‘het handelen vanuit kerken en andere door het evangelie geïnspireerde groepen en bewegingen dat gericht is op het voorkomen, opheffen, verminderen, dan wel mee uithouden van met name sociaal-maatschappelijke nood van individuen en van groepen mensen en op het scheppen van rechtvaardige verhoudingen.’
Meer over diaconaat vind je hier.
Jezus vat de tien geboden krachtig samen in een zin: ‘Heb de Heer je God lief met heel je hart én je naaste als jezelf.’ Liefde voor God en liefde voor je naaste worden in een adem genoemd. Ze kunnen niet zonder elkaar, maar horen bij elkaar, zoals kop en munt van een geldstuk. En ze gelden voor ons allemaal!
De Bijbel staat vol aansporingen die ons aanzetten om ook vandaag barmhartig, offervaardig en gastvrij te zijn. Je vind een aantal voorbeelden in het inlegvel met diaconale bijbelteksten. En die aansporingen gelden voor ons allemaal. De kerk en ieder gemeentelid is geroepen tot dienen, delen en doen. Dat kan niet worden uitbesteed aan een aantal specialisten in de gemeente die we de diakenen noemen. Samen zorgen we dat gastvrijheid, offervaardigheid, barmhartigheid en gerechtigheid echt kenmerkend zijn voor onze gemeente. Want we beseffen dat we daarin iets van God en zijn evangelie kunnen laten zien!
Radicale liefde straalt iets uit! Het maakt je tot een bron van licht en barmhartigheid. Lees maar eens wat God daarover zegt tegen zijn volk door de profeet Jesaja. In hoofdstuk 58 vers 10 staat ‘Wanneer je de hongerige schenkt wat je zelf nodig hebt en de verdrukte gul onthaalt, dan zal je licht in het donker schijnen, je duisternis wordt als het licht van het middaguur.’
‘De gemeente van Christus moet een bron van licht en barmhartigheid zijn in deze wereld. Hoe hebben de eerste gemeenten zich zo kunnen uitbreiden? Niet omdat ze zo geweldig preekten, maar vooral omdat ze zoveel diaconaal werk verspreiden. Als er pest in de stad heerste, vroeg men niet eerst of men christen was, maar bood men hulp!´
Concreet gaat het bij de diaken om een aantal specifieke taken:
Allereerst gefeliciteerd! Want je hebt een mooie taak gekregen. Als diaken mag je meewerken aan een essentieel onderdeel van kerk-zijn. Dat is niet altijd gemakkelijk. Misschien denk je daarom wel eens ‘help ik ben diaken!’. Vanuit Kerkpunt helpen we je graag op weg. We hebben een aantal concrete suggesties speciaal voor jou als diaken: cursussen, kant-en-klare vergaderopeningen en een organisatie waar je alles aan kunt vragen. Je vind de suggesties hier.
Binnen de GKv kenden we jarenlang quota voor diaconale organisaties. Deze werden vastgesteld door het Generaal Diaconaal Deputaatschap (GDD). Daarvoor voerde het GDD jaarlijks gesprekken met deze organisaties. In de afgelopen jaren is de structurele kant van het quota systeem afgebouwd naar nul.
ANBI staat voor Algemeen Nut Beogende Instelling. De giften die worden gedaan aan een ANBI zijn fiscaal aftrekbaar. Ons landelijk verband van de Gereformeerde Kerken in Nederland is per 1 januari 2008 bij groepsbeschikking in zijn geheel aangewezen als ANBI.
Alle plaatselijke kerken die tot ons kerkverband behoren vallen onder deze groepsbeschikking (Groepsbeschikking ANBI). Je hoeft daarom als plaatselijke kerk afzonderlijk geen ANBI-erkenning aan te vragen.
Onze kerken zijn als kerkverband onder een koepel ingeschreven bij de KvK. Het is daarom niet nodig en niet gewenst dat je als plaatselijke kerk je inschrijft in het Handelsregister. Dat brengt verwarring en onnodige kosten met zich mee. Alleen indien je als kerk commerciële activiteiten beoefent dan is plaatselijke inschrijving vereist.
De inschrijfgegevens zijn:
Gereformeerde Kerken in Nederland
Dossiernummer 09193479
Waarvoor gebruik je dit nummer niet?
Het koepelnummer mag niet gebruikt worden voor plaatselijke doeleinden, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een pasje bij een groothandel. Alle correspondentie verdwijnt dan namelijk richting het koepeladres.
Wanneer gebruikt je dit nummer wel?
Als formele instanties, zoals banken, willen weten tot welke koepel je als kerk behoort.
Een diaconie van een reguliere kerk valt onder de ANBI-regeling. Een gift aan de diaconie is daarmee altijd volledig aftrekbaar. Uiteraard rekening houdend met de geldende drempels qua giftenaftrek (1%-10%).
Wanneer een diaconie een gift schenkt aan een particulier is deze in principe niet belastbaar voor inkomstenbelasting en is geen schenkingsrecht verschuldigd. Uitzondering hierop is een gift die periodiek plaatsvindt.
Hoe kun je voorkomen dat er toch inkomstenbelasting wordt geheven over een gift?
In de volgende gevallen is een diaconale gift wel belast voor inkomstenbelasting:
Voor uitkeringen als WWB (bijstand) e.d. kennen we andere regels dan voor de fiscus. Ook als een gift voor de fiscus niet belastbaar is, kan dit wel tot een korting leiding op de bijstandsuitkering. Iedere burgerlijke gemeente is vrij om het beleid in deze vast te stellen. Dus de vrijlating (het bedrag dat zonder korting van de uitkering mag worden bijverdiend of ontvangen) kan plaatselijk verschillen. Uitgangspunt hierbij is dat burgers geprikkeld moeten worden om middels werk zelf in hun inkomen te voorzien. Giften uit hun omgeving zou deze prikkel verlagen.
Wanneer een diaconie steun wil verlenen aan een gemeentelid die ook een bijstandsuitkering ontvangt, is het goed om op de hoogte te zijn van de plaatselijke regelingen én om het steunvoornemen voor te leggen aan de uitkeringsinstantie. Dit laatste om te zoeken naar mogelijkheden om de (financiële) situatie voor de betrokkene te verlichten en te voorkomen dat er achteraf wordt gekort op de uitkering.
Natuurlijk doet de de diaconie in het algemeen ook aan ‘fondsenwerving’ via collectes en giften. Dit gebruikt ze voor ondersteuning in bijv. de eigen gemeente, speciale projecten of doelen. Maar hier beslist de diaconie dan voor welk doel en hoeveel gegeven wordt. Er is geen sprake van een één-op-één doorschuiven.
Diaconale steun in financiële zin kan nodig zijn wanneer mensen, gemeenteleden of daarbuiten, zelf niet meer in staat zijn om rond te komen. De diaconie zou moeten stimuleren dat in ieder geval de mogelijkheden die overheid biedt worden benut. Denk aan uitkeringen, bijzondere bijstand, kwijtscheldingen en toeslagen e.d.
Daarbij kan de diaconie het motto hanteren dat niemand in de gemeente ongetroost mag zijn onder druk van ziekte, eenzaamheid of armoede. Vooral dit laatste kan reden zijn tot financiële steun. Dit maakt de steun complex, omdat de mate van druk die mensen ervaren kan verschillen, ook wanneer de financiële situaties gelijk zijn.
Daarnaast kan de diaconie het motto hanteren dat er geen garantie is van een welvaartsniveau, maar van een zachte landing. Dus hulp bij het wennen aan een nieuwe levens- en welvaartssituatie. Dit kan betekenen dat mensen hun huis moeten verkopen, of een goedkoper huis moeten gaan huren, een auto wegdoen of op een andere manier hun uitgavenpatroon aanpassen.
Een archief is handig om de eigen besluiten en onderliggende argumenten nog eens terug te lezen. Dit voorkomt dwaling wegens gebrek aan (historische) kennis. Een andere, maar niet minder belangrijke reden voor goed archiefbeheer is: archiefstukken zijn de bronnen voor de geschiedschrijving. Allereerst natuurlijk voor die van de eigen gemeente, ter gelegenheid van een jubileum, de ingebruikname / sluiting van een kerkgebouw of ten behoeve van een gids voor nieuwe gemeenteleden, artikelen in het kerkblad, het jaarboekje, etc. Maar daarnaast is het archief ook van belang voor de geschiedenis van de plaats en de regio waar de kerk gevestigd is.
Bewaar vooral de beleidsstukken (notulen, jaarstukken, jaarverslagen e.d). De uitvoeringsstukken zijn vaak minder interessant (stembriefjes e.d.).De stukken van classisbijeenkomsten worden vaak op een andere plek bewaard. Wellicht goed om hierover afspraken te maken in de classis.
Bewaar niet alles, maar gooi ook niet te snel iets weg. Eigen materiaal en correspondentie zal vooral bewaard dienen te blijven. Eigen besluiten (algemeen en persoonlijk) zijn zeker het bewaren waard. De stukken van de diaconie zijn een onderdeel van de stukken van de gehele kerk. De inactieve stukken kunnen daarom het beste worden overgedragen aan de archivaris (scriba) van de kerk.
Hoe lang moet je stukken bewaren? Hierop is geen eenduidige antwoord te geven. De bewaartermijn van financiële stukken is 7 jaar (wettelijk verplicht). Verder volstaan we met het geven van enkele vuistregels. Uitzonderingen hierop zijn goed denkbaar.
Verder geven we hieronder een aantal richtlijnen:
Het is goed mogelijk om de notulen te anonimiseren waar het vertrouwelijke informatie betreft. Iedere situatie kan in de notulen worden weergegeven met een code. In een aparte lijst worden codes gekoppeld aan personen. Die lijst kan separaat beschikbaar zijn tijdens de vergadering en vervolgens alleen bij enkelen (penningmeester, voorzitter e.d.), zo lang als relevant i.v.m. de situatie.
Veel informatie gaat tegenwoordig digitaal. Dit vraagt een andere manier van archiveren. Zorg in ieder geval voor een overzichtelijk mappenstructuur waarin alle documenten kunnen worden opgeborgen.
Kies een toekomstvast opslag formaat
Binnen een periode van tien tot vijftien jaar kan software al zover zijn doorontwikkeld dat oudere formaten niet meer te lezen zijn. De oplossing voor dit probleem is het gebruik van officieel goedgekeurde standaardformaten.
De overheid heeft een lijst opgesteld van formaten die geschikt zijn voor langdurige opslag (zie www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden). Naast formaten als PDF/A-1 worden de zogenaamde Open Standaarden (ODF: Open Document Format) genoemd als langdurig houdbare formaten om documenten in op te slaan. Deze formaten zijn te herkennen aan extensies als .odt (open document text) of odb (b voor databank) enz. Het voordeel van deze formaten is dat ze door zowel machine als de mens kunnen worden gelezen. Ze zijn namelijk op tekst gebaseerd (een vorm van XML). Hierdoor is de tekst en de verhoudingen van de verschillende onderdelen binnen een tekst voor een groot gedeelte te bepalen zonder dat het daarbij behorende programma moet worden gebruikt. Al komt het document natuurlijk pas volledig tot zijn recht in het programma Writer o.i.d.) waarmee het vervaardigd is.
In een programma als de Office Suite van OpenOffice.org wordt als standaard formaat dit ODF gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om documenten te exporteren naar PDF/A-1. Dit betekent dat werken met deze software al veel problemen met de juiste formaten ondervangt. Het is niet langer nodig om met speciale programma’s alle documenten om te zetten in PDF of in ODF. Dit kan eenvoudig in OpenOffice.org zelf geregeld worden. Het mooie is ook nog: het is helemaal gratis!
Meer over digitaal archiveren vind je op de website van het ADC in Kampen.
Wanneer we het hier over de “Cloud” hebben, bedoelen we in de eerste plaats de gratis clouddiensten zoals Dropbox, Google Drive, iCloud enz. Deze diensten zijn erg handig voor persoonlijk gebruik en voor het uitwisselen van documenten over verschillende platforms, maar voor een duurzaam en verantwoord digitaal archiefbeheer zijn ze volgens het ADC ongeschikt. Meer hierover kun je lezen in het artikel Archiveren in de cloud.
In Kampen zit het ADC van de GKv. Op dit Archief- en DocumentatieCentrum werkt een gediplomeerd archivaris. Gooi dus nog niet zomaar iets weg, maar vraag eerst om advies in deze. En overleg met de archivaris van de eigen kerk of classis. Op de website van het ADC lees je meer over archiefbeheer.